Veel klanten van ZZP-boekhouder leveren hun boekhouding digitaal – online- aan. Dat kan. Als u alles digitaal opslaat en bewaart bent u net zoals u in het verleden alles op papier bewaarde un ook verplicht de online boekhouding en de achterliggende docs 7 jaar te bewaren.
- Dus ook uw doc’s en agenda’s
- de data van een digitale agenda (ook smartphone) behoren tot de administratie.
- Als u een ander pc, laptop of Smartphone koopt moet u deze data behouden. Maak daarom een of meerdere back ups.
- U mag e-mails en digitale documenten, zoals rekeningen en prijslijsten, niet printen en vervolgens het digitale bestand weggooien.
Facturen bewaren
Oude prijslijsten moet u digitaal bewaren.
U moet de digitale brondata van de facturen bewaren, zodat een kopie-factuur binnen een redelijke termijn reproduceerbaar is. Deze factuurdient dient identiek te zijn aan de originele factuur. De historie van de stamgegevens moet u ook bewaren.
Kassa gegevens
Heeft u een winkel met een kassa met geheugen, dan dient u die data ook te bewaren. Dit speelt vooral op het moment dat de kassa vervangen wordt. De gegevens van de oude kassa vallen onder de bewaarplicht.
Wettelijke termijn
- De wettelijke termijn begint te lopen vanaf het moment dat het document zijn belang voor uw bedrijf heeft verloren.
- MBT een leasecontract betekent dit dat de bewaartermijn van 7 jaar aanvangt op de dag dat het contract is afgelopen.
- Deze lijst is niet limitatief.
- Voor alle documenten geldt dat ze op een zodanige wijze bewaard moeten worden, dat ze binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en controleerbaar zijn.
- Daarnaast moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten aannemelijk gemaakt kunnen worden.
