Digitale administratie en bewaarplicht

Veel klanten van ZZP-boekhouder leveren hun boekhouding digitaal – online- aan. Dat kan. Als u alles digitaal opslaat en bewaart bent u net zoals u in het verleden alles op papier bewaarde un ook verplicht de boekhouding en de achterliggende docs 7 jaar te bewaren.

  • Dus ook uw doc’s en agenda’s
  • de data van een digitale agenda (ook smartphone) behoren tot de administratie.
  • Als u een ander pc, laptop of Smartphone koopt moet u deze data behouden.  Maak daarom een of meerdere back ups.
  • U mag e-mails en digitale documenten, zoals rekeningen en prijslijsten, niet  printen en vervolgens het digitale bestand weggooien.

Facturen bewaren

Oude prijslijsten moet u  digitaal bewaren.

U  moet de digitale brondata van de facturen bewaren, zodat een kopie-factuur binnen een redelijke termijn reproduceerbaar is. Deze factuurdient dient identiek te zijn aan de originele factuur. De historie van de stamgegevens moet u ook bewaren.

Kassa gegevens

Heeft u een winkel met een kassa  met geheugen, dan dient u die data ook te bewaren. Dit speelt vooral op het moment dat de kassa vervangen wordt. De gegevens van de oude kassa vallen onder de bewaarplicht.

Wettelijke termijn

  • De wettelijke termijn begint te lopen vanaf het moment dat het document zijn belang voor uw bedrijf heeft verloren.
  • MBT  een leasecontract betekent dit dat de bewaartermijn van 7 jaar aanvangt op de dag dat het contract is afgelopen.
  • Deze lijst is niet limitatief.
  • Voor alle documenten geldt dat ze op een zodanige wijze bewaard moeten worden, dat ze binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en controleerbaar zijn.
  • Daarnaast moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten aannemelijk gemaakt kunnen worden.

Digitale administratie en bewaarplicht

 

 

 

Pin It on Pinterest