Wanbetalers: zo vraagt u als ZZP’er eerder BTW terug bij een onbetaalde factuur
Wanbetalers zijn de nachtmerrie voor elke ZZP’er. U heeft het werk gedaan, de omzetbelasting (BTW) over de factuur al afgedragen aan de Belastingdienst, en het geld laat op zich wachten. Soms wordt een vordering zelfs definitief oninbaar (bijvoorbeeld door een faillissement van uw klant).
Het goede nieuws: u kunt de BTW over deze onbetaalde facturen terugvragen bij de Belastingdienst. En dat is sinds enkele jaren sneller en eenvoudiger dan vroeger.
Actuele regeling: terugvragen binnen 1 jaar
U kunt de BTW op een onbetaalde factuur terugvragen zodra de factuur één jaar na de opeisbaarheidsdatum nog niet is betaald. Dit doet u eenvoudig via uw reguliere aangifte omzetbelasting (maandelijks of per kwartaal). U hoeft geen apart formulier of verzoek meer in te dienen.
Voorbeeld: Uw factuur van 15 maart 2025 had een betaaltermijn van 30 dagen. De factuur is opeisbaar vanaf 14 april 2025. Vanaf 14 april 2026 kunt u de BTW terugvragen als uw klant nog niet heeft betaald.
Vroeger (vóór 2017) was het ingewikkelder
In 2016 en daarvoor moest u nog een heel formulier invullen en bij de fiscus aannemelijk maken dat uw opdrachtgever niet had betaald én dat ook niet zou doen. Dat kostte veel tijd en moeite, en lang niet iedere ZZP’er wist deze weg te vinden.
De huidige regeling (in deze vorm ingevoerd per 2017) is een stuk ondernemersvriendelijker.
Hoe werkt het in de praktijk?
- Factuur is opeisbaar (betaaltermijn verstreken)
- Wacht 1 jaar – gedurende deze periode probeert u als goed debiteurenbeheer de klant te herinneren en eventueel aan te manen
- Na 1 jaar nog niet betaald? – u mag de BTW terugvragen in uw eerstvolgende BTW-aangifte
- U vermeldt het BTW-bedrag als terug te vragen voorbelasting (of verrekent het met af te dragen BTW)
Let op: u moet de vordering wel afwaarderen
Om BTW terug te kunnen vragen, moet u de vordering op uw klant in uw administratie afwaarderen als dubieuze debiteur of oninbaar verklaren. Bewaar altijd goed uw bewijsmateriaal:
- Kopie van de factuur
- Herinneringen en aanmaningen (liefst schriftelijk of per e-mail)
- Eventueel faillissementsbericht van de klant
- Een specificatie van de afwaarderingsbeslissing
De Belastingdienst kan achteraf vragen om deze stukken bij een controle.
Wat als de klant later alsnog betaalt?
Betaalt uw klant alsnog nadat u de BTW heeft teruggevraagd? Dan moet u alsnog de BTW afdragen over het ontvangen bedrag. U doet dit in de BTW-aangifte van de periode waarin u de betaling ontving. Dit wordt een suppletie genoemd.
Samenvatting: voor- en nadelen van de huidige regeling
Voordelen:
- ✓ U hoeft geen apart formulier meer in te vullen
- ✓ U hoeft niet aan te tonen dat de klant definitief niet kan betalen
- ✓ Gewoon via uw reguliere BTW-aangifte
- ✓ Eerder terugvragen (na 1 jaar in plaats van jaren wachten)
Let op:
- ✗ U moet nog altijd zelf uw debiteurenadministratie op orde hebben
- ✗ U moet de vordering afwaarderen in uw boekhouding
- ✗ Bij later alsnog betalen moet u corrigeren
Verschil met eerdere regeling (ter informatie)
Onder de oude regeling (vóór 2017) moest u aantonen dat de vordering definitief oninbaar was – vaak pas na een faillissement of jarenlang achterstallig betalen. De huidige regeling is veel soepeler: u mag al tijdelijk terugvragen na 1 jaar wanbetaling.
Advies: voorkom wanbetaling waar mogelijk
Ook al kunt u de BTW terugvragen, het openstaande factuurbedrag (exclusief BTW) blijft een verlies. Enkele tips:
- Werk met duidelijke betalingsvoorwaarden (bijv. 14 of 30 dagen)
- Stuur herinneringen direct na de vervaldatum
- Overweeg factuurfactoring of credietverzekering bij grote opdrachten
- Vraag bij nieuwe klanten een voorschot of aanbetaling
Hulp nodig bij uw administratie of BTW-aangifte?
Wilt u een eerlijke prijs betalen voor uw boekhouding en vindt u de tarieven van accountants te hoog? Vraag dan een gratis kennismakingsgesprek aan.
- Bel 06-13936399
- Of stuur uw bericht naar [email protected]
Bron: Belastingdienst – actuele regeling omzetbelasting bij oninbare vorderingen (zoals gewijzigd per 2017 en nog steeds van kracht).
