Je staat ingeschreven bij de KvK. Je onderneming bestaat officieel. Mooi. Maar dan begint het praktische gedeelte pas.
Kun je vandaag een nieuwe klant aannemen? Heb je duidelijke afspraken over je werk? Weet je waar je klantgegevens bewaart? En wat gebeurt er als je laptop morgen stukgaat?
De administratie en belastingen behandelen we in ons uitgebreide stappenplan over starten als zzp’er. Hieronder kijken we juist naar de praktische dingen die daarna komen.
1. Leg vast hoe je naar buiten treedt
Gebruik vanaf het begin één duidelijke bedrijfsnaam en zorg dat die overal hetzelfde staat.
Denk aan:
- je website;
- e-mailadres;
- offertes;
- facturen;
- social media;
- e-mailhandtekening.
Heb je een eigen domeinnaam? Maak dan bij voorkeur ook een zakelijk e-mailadres aan. Dat oogt professioneler dan werken vanuit een privé Gmail- of Outlook-adres.
2. Zorg dat een klant makkelijk met je kan werken
Stel dat iemand vandaag belt en zegt: “Prima, ik wil met je beginnen.” Wat gebeurt er dan?
Zorg dat je in ieder geval een eenvoudige werkwijze hebt voor:
- een offerte of prijsafspraak;
- akkoord van de klant;
- het verzamelen van klantgegevens;
- planning en oplevering;
- meerwerk;
- betaling.
Dat hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Als maar duidelijk is wat jij hebt afgesproken en wat de klant van jou mag verwachten.
3. Zet belangrijke afspraken op papier
Een mondelinge afspraak kan geldig zijn. Maar zodra er discussie ontstaat, is papier een stuk prettiger.
Leg daarom minimaal vast:
- wat je gaat doen;
- wat het kost;
- wanneer je levert;
- wat wel en niet binnen de opdracht valt;
- hoe je omgaat met extra werk;
- wanneer de klant moet betalen.
Afhankelijk van je werkzaamheden kunnen algemene voorwaarden daarnaast verstandig zijn.
4. Controleer je website en contactgegevens
Heb je een website? Controleer dan niet alleen of hij er goed uitziet, maar ook of bezoekers direct begrijpen wie je bent en hoe ze je bereiken.
Controleer bijvoorbeeld:
- staat je bedrijfsnaam duidelijk vermeld?
- zijn je contactgegevens actueel?
- staat je KvK-nummer waar dat nodig is?
- werkt het contactformulier?
- komen aanvragen daadwerkelijk in je mailbox terecht?
Test het vooral zelf een keer. Vul je eigen formulier in en kijk wat er gebeurt.
5. Denk na over privacy en klantgegevens
Als ondernemer verzamel je al snel persoonsgegevens. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen of misschien vertrouwelijke bestanden van klanten.
Vraag jezelf daarom af:
- welke gegevens bewaar ik?
- waar bewaar ik ze?
- wie kan erbij?
- heb ik ze allemaal echt nodig?
- hoe verwijder ik gegevens die ik niet meer nodig heb?
Heb je een website waarop je persoonsgegevens verzamelt? Kijk dan ook of je privacyverklaring en eventuele cookiemelding passen bij wat de website daadwerkelijk doet.
6. Beveilig je zakelijke accounts
Je bedrijf hangt waarschijnlijk al snel aan een handvol accounts: e-mail, website, cloudopslag, boekhouding en misschien social media.
Gebruik daarom niet overal hetzelfde wachtwoord.
Een praktische basis:
- gebruik een wachtwoordmanager;
- zet tweestapsverificatie aan waar dat kan;
- gebruik een apart zakelijk e-mailadres;
- deel wachtwoorden niet via gewone e-mail of WhatsApp.
Dat klinkt misschien overdreven als je net begint. Totdat iemand toegang krijgt tot je mailbox.
7. Maak een back-up van je werk
Wat gebeurt er als je laptop wordt gestolen, je telefoon kapotgaat of je per ongeluk een klantmap verwijdert?
Zorg dat belangrijke bestanden niet alleen op één apparaat staan.
Denk aan:
- cloudopslag;
- automatische back-ups;
- een extra kopie van belangrijke documenten;
- herstelcodes voor belangrijke accounts.
Een back-up die je nooit controleert, is overigens nog geen betrouwbare back-up. Test af en toe of je bestanden daadwerkelijk kunt terughalen.
8. Bepaal hoe bereikbaar je wilt zijn
Als zelfstandige kun je in theorie altijd bereikbaar zijn. Dat betekent niet dat je dat ook moet willen.
Maak daarom vroeg keuzes over:
- gebruik je je privénummer of een zakelijk nummer?
- mogen klanten je WhatsAppen?
- wanneer beantwoord je e-mail?
- wat doe je met berichten in het weekend?
Dit soort grenzen zijn gemakkelijker vanaf het begin duidelijk te maken dan later weer terug te draaien.
9. Bedenk wat er gebeurt als je tijdelijk uitvalt
Je hoeft niet meteen een uitgebreid noodplan te schrijven. Maar stel jezelf wel één simpele vraag: wat gebeurt er met mijn klanten als ik morgen een week niet kan werken?
Denk bijvoorbeeld aan:
- wie kan klanten informeren?
- zijn belangrijke afspraken ergens terug te vinden?
- kan iemand indien nodig werk overnemen?
- heb je lopende deadlines waarvoor je iets moet regelen?
Voor sommige zzp’ers is een collega of vakgenoot die in noodgevallen kan inspringen al voldoende.
10. Controleer of je privéverzekeringen zakelijk gebruik dekken
Een verzekering die privé prima werkt, hoeft niet automatisch dekking te geven zodra je iets zakelijk gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- je auto;
- laptop en apparatuur;
- werken vanuit huis;
- aansprakelijkheid tijdens werkzaamheden.
Kijk dus niet alleen welke zakelijke verzekeringen je eventueel wilt afsluiten. Controleer ook waar je bestaande dekking ophoudt zodra je ondernemer bent.
11. Houd bij met wie je contact hebt gehad
Een nieuwe klant ontstaat zelden uit één gesprek.
Houd daarom eenvoudig bij:
- wie interesse heeft getoond;
- aan wie je een offerte hebt gestuurd;
- wanneer je iemand wilt opvolgen;
- welke opdrachten binnenkort aflopen.
Dat kan in een CRM-systeem. Maar als starter kan een eenvoudige lijst of spreadsheet ook prima werken.
Het belangrijkste is dat potentiële klanten niet verdwijnen omdat je vergeet terug te bellen.
12. Doe de eerste-klant-test
Tot slot een eenvoudige controle.
Stel: morgenochtend meldt zich je eerste echte klant.
Kun je dan:
- duidelijk uitleggen wat je aanbiedt?
- een prijs noemen?
- een offerte sturen?
- afspraken vastleggen?
- klantgegevens veilig bewaren?
- het werk uitvoeren en opleveren?
- achteraf correct factureren?
Kun je op al deze vragen ja zeggen? Dan ben je praktisch een heel eind klaar om te ondernemen.
En je administratie en belastingen?
Die horen natuurlijk ook bij een goede start. Maar daar hoef je deze checklist niet voor te gebruiken.
Lees daarvoor ons complete stappenplan hoe start je als zzp’er?. Daar behandelen we onder andere je KvK-inschrijving, zakelijke rekening, administratie, btw, inkomstenbelasting, urenregistratie en facturatie.
Bekijk daarnaast de 9 meest gemaakte fouten door startende zzp’ers. Daar lees je welke financiële en boekhoudkundige fouten vooral in het eerste jaar vaak voorkomen.
Heb je je bedrijf inmiddels gestart en wil je zeker weten dat je boekhouding meteen goed staat? Plan een gratis en vrijblijvend gesprek.
