Als startende zzp’er of kleine ondernemer sta je vroeg of laat voor dezelfde vraag: ga ik mijn administratie bijhouden in Excel of kies ik voor een boekhoudprogramma? Beide hebben voordelen en nadelen. De juiste keuze hangt af van hoeveel facturen je verstuurt, hoeveel kennis je hebt van boekhouden en hoeveel tijd je aan je administratie wilt besteden.
In dit artikel vergelijkt Peter Brink van zzp-boekhouder Excel met offline boekhoudprogramma’s zoals SnelStart 11 en 12 en online boekhoudpakketten zoals Polaris, Exact Online, e-Boekhouden.nl en Moneybird. Zo kun je bepalen welke oplossing het beste bij jouw onderneming past.
Waarom kiezen sommige ondernemers voor Excel?
Excel is al jarenlang populair onder zelfstandigen. Veel ondernemers hebben het programma al op hun computer staan en kennen de basis.
De grootste voordelen zijn duidelijk.
1. Lage kosten
Heb je Microsoft Office al, dan kost Excel meestal niets extra. Je hoeft geen maandelijks abonnement af te sluiten en bepaalt zelf hoe uitgebreid je administratie wordt.
Voor ondernemers met slechts enkele facturen per maand kan dat aantrekkelijk zijn.
2. Volledige vrijheid
Je bepaalt zelf hoe je administratie eruitziet. Je kunt precies die kolommen maken die je nodig hebt.
Bijvoorbeeld:
- factuurnummer
- klant
- omzet
- btw
- betaalstatus
- kosten
- kilometerregistratie
Niemand verplicht je een vaste indeling te gebruiken.
3. Excel rekent automatisch
Met formules berekent Excel automatisch:
- omzet
- btw
- totalen
- winst
- kwartaalomzet
Ook kun je eenvoudig draaitabellen of grafieken maken om je omzetontwikkeling te bekijken.
4. Gegevens importeren
Veel Excel-administraties kunnen totalen automatisch overnemen naar een balans- of winst-en-verliesoverzicht. Hierdoor hoef je niet alles opnieuw over te typen.
Maar Excel heeft ook nadelen
Hoewel Excel veel mogelijkheden biedt, blijft het uiteindelijk een spreadsheet.
Je bent zelf verantwoordelijk voor:
- juiste btw-berekeningen;
- correcte grootboekindeling;
- balansposten;
- winst- en verliesrekening;
- controles;
- fouten in formules.
Een klein foutje in één formule kan grote gevolgen hebben.
Daarnaast ontbreekt vaak een automatische controle zoals boekhoudsoftware die wel heeft.
Wat doet een boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma automatiseert een groot deel van je administratie.
Je boekt inkomsten en uitgaven en het programma verwerkt deze automatisch in:
- balans;
- winst- en verliesrekening;
- btw-administratie;
- openstaande facturen.
Hierdoor hoef je veel minder zelf uit te rekenen.
Offline boekhoudprogramma’s
Sommige ondernemers werken liever zonder internet.
Bekende voorbeelden zijn oudere versies van SnelStart 11 en SnelStart 12.
Voordelen:
- gegevens staan lokaal op je computer;
- geen afhankelijkheid van internet;
- vaak een eenmalige aanschaf;
- geschikt voor ondernemers die al jaren hetzelfde pakket gebruiken.
Nadelen:
- minder automatische updates;
- beperkte koppelingen met banken;
- vaak geen automatische btw-controle volgens de nieuwste regels;
- gegevens delen met accountant is minder eenvoudig.
Voor ondernemers die al jarenlang met hetzelfde pakket werken kan dit prima functioneren, maar nieuwe ondernemers kiezen tegenwoordig meestal voor online software.
Online boekhoudprogramma’s
Steeds meer zzp’ers kiezen voor een online administratie.
Bekende pakketten zijn:
- Exact Online
- Polaris
- e-Boekhouden.nl
- Moneybird
De voordelen zijn groot.
Automatische bankkoppeling
Veel banktransacties worden automatisch ingelezen.
Je hoeft daardoor veel minder handmatig over te typen.
Facturen maken
Je maakt eenvoudig professionele facturen.
Vaak worden deze automatisch verwerkt in de administratie.
Automatische btw-berekening
Het programma berekent automatisch:
- 21% btw
- 9% btw
- vrijgestelde omzet
- verlegde btw (indien van toepassing)
Hierdoor worden fouten kleiner.
Btw-aangifte
Vrijwel alle moderne pakketten maken automatisch een concept-btw-aangifte.
Je hoeft de bedragen alleen nog te controleren voordat je ze indient.
Altijd beschikbaar
Je administratie staat veilig opgeslagen in de cloud.
Je kunt inloggen vanaf:
- laptop
- tablet
- telefoon
Ook je boekhouder kan direct meekijken wanneer dat nodig is.
Wat kost een boekhoudprogramma?
De kosten verschillen per aanbieder.
Gemiddeld betaal je:
- eenvoudige pakketten: ongeveer €10 tot €20 per maand;
- uitgebreidere pakketten: €20 tot €40 per maand;
- professionele software met veel automatisering: vanaf ongeveer €40 per maand.
Op jaarbasis komt dat neer op ongeveer €120 tot €500.
Dat lijkt duurder dan Excel, maar de tijdwinst kan aanzienlijk zijn.
Hoeveel tijd bespaar je?
Bij Excel moet je vaak:
- bankmutaties overtypen;
- btw controleren;
- totalen berekenen;
- fouten zoeken;
- rapportages maken.
Dat kost al snel enkele uren per maand.
Met moderne boekhoudsoftware worden veel stappen automatisch uitgevoerd.
Veel ondernemers besparen hierdoor tussen de twee en zes uur administratie per maand.
Heb je een hoger uurtarief, dan verdient een boekhoudpakket zichzelf vaak terug.
Kun je een boekhoudprogramma zomaar gebruiken?
Dat hangt af van je boekhoudkennis.
Een boekhoudprogramma neemt veel werk uit handen, maar je moet nog steeds begrijpen:
- welke kostenrekening je gebruikt;
- wat een balansrekening is;
- wanneer btw aftrekbaar is;
- hoe investeringen worden geboekt;
- welke btw-code hoort bij een factuur.
Als je verkeerde instellingen kiest, maakt het programma nog steeds foutieve boekingen.
Software voorkomt dus niet alle fouten.
Wat is een balans?
De balans is een overzicht van alles wat je onderneming bezit en verschuldigd is.
Voorbeelden van balansposten zijn:
Activa
- bankrekening
- kas
- debiteuren
- inventaris
- computer
Passiva
- eigen vermogen
- schulden
- btw-schuld
- leningen
De balans laat zien hoe financieel gezond je onderneming is.
Wat zijn kostenposten?
Kostenposten komen terecht op de winst-en-verliesrekening.
Voorbeelden zijn:
- kantoorartikelen;
- telefoon;
- internet;
- verzekeringen;
- brandstof;
- reclame;
- software;
- abonnementen.
Deze kosten verlagen uiteindelijk je winst.
Daarom is een juiste indeling belangrijk.
Waarom zijn btw-instellingen zo belangrijk?
Een van de meest gemaakte fouten bij beginnende ondernemers is een verkeerde btw-code.
Denk bijvoorbeeld aan:
- vrijgestelde omzet;
- 0%-tarief;
- 9%-tarief;
- 21%-tarief;
- privé-uitgaven;
- buitenlandse facturen.
Als de btw-code verkeerd staat ingesteld, wordt de btw-aangifte automatisch ook fout.
Controle blijft daarom altijd belangrijk.
Heb je alsnog een boekhouder nodig?
Veel zzp’ers doen hun administratie zelf, maar schakelen aan het einde van het jaar toch een boekhouder in.
Dat heeft verschillende voordelen.
Een boekhouder controleert onder andere:
- de balans;
- de winst;
- afschrijvingen;
- investeringen;
- fiscale aftrekposten;
- privé-opnamen;
- inkomstenbelasting.
Vooral de aangifte inkomstenbelasting is ingewikkelder dan de btw-aangifte.
Veel ondernemers besteden daarom alleen de jaarafsluiting uit.
Dat is vaak goedkoper dan het hele jaar de administratie laten verzorgen.
Wanneer is Excel voldoende?
Excel is vaak voldoende als:
- je weinig facturen verstuurt;
- je beperkte kosten hebt;
- je de basis van boekhouden begrijpt;
- je tijd hebt om alles zelf te controleren.
Voor een kleine eenmanszaak kan Excel jarenlang prima werken.
Wanneer is een boekhoudprogramma slimmer?
Een boekhoudprogramma is meestal de betere keuze wanneer:
- je groeit;
- je veel facturen verstuurt;
- je bank automatisch wilt koppelen;
- je btw-aangifte wilt automatiseren;
- je minder kans op fouten wilt;
- je samenwerkt met een boekhouder of accountant.
Conclusie
Excel blijft een krachtig hulpmiddel voor ondernemers die hun administratie overzichtelijk willen houden en weinig transacties hebben. Het is flexibel, goedkoop en rekent automatisch totalen en btw uit wanneer je de formules goed hebt ingericht.
Toch biedt moderne boekhoudsoftware veel voordelen. Automatische bankkoppelingen, facturatie, btw-aangiften en rapportages besparen tijd en verkleinen de kans op fouten. Daar staat tegenover dat je nog steeds moet begrijpen hoe een administratie is opgebouwd en welke instellingen je gebruikt.
Voor veel zzp’ers is daarom een combinatie ideaal: zelf de administratie bijhouden in een boekhoudprogramma en aan het einde van het jaar een boekhouder laten controleren en de aangifte inkomstenbelasting verzorgen. Zo profiteer je van automatisering én van fiscale zekerheid.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Is Excel voldoende voor een zzp-administratie?
Ja, als je weinig transacties hebt en voldoende kennis hebt van boekhouden. Naarmate je onderneming groeit, wordt een boekhoudprogramma vaak praktischer.
Is een boekhoudprogramma altijd beter dan Excel?
Niet altijd. Voor een eenvoudige administratie kan Excel voldoende zijn. Bij veel facturen, bankmutaties en btw-aangiften biedt boekhoudsoftware meestal meer gemak.
Hoeveel kost een boekhoudprogramma?
Afhankelijk van de functies betaal je gemiddeld tussen de €10 en €40 per maand.
Heb ik nog een boekhouder nodig als ik boekhoudsoftware gebruik?
Vaak wel. Veel ondernemers doen de dagelijkse administratie zelf en laten de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting controleren door een boekhouder.
Kan een boekhoudprogramma fouten voorkomen?
Het verkleint de kans op rekenfouten, maar verkeerde btw-codes of onjuiste boekingen kunnen nog steeds tot fouten leiden.
Is Excel gratis?
Als je al een Microsoft Office-licentie hebt, kun je Excel zonder extra kosten gebruiken. Anders betaal je voor een Microsoft 365-abonnement.
Wat bespaar ik met een boekhoudprogramma?
Door automatisering van bankkoppelingen, facturen en btw-aangiften besparen veel zzp’ers gemiddeld enkele uren administratie per maand. Dat kan de abonnementskosten ruimschoots compenseren.
