Hoe maak je een goede factuur als zzp’er? Complete factuureisen 2026

Een goede factuur is meer dan een overzicht van gewerkte uren en een bedrag dat je klant moet betalen. Als zzp’er moet je factuur aan wettelijke eisen voldoen. Denk aan je bedrijfsgegevens, btw-identificatienummer, factuurnummer, factuurdatum, de gegevens van je klant, een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden en de juiste btw-vermelding.

In dit artikel zet ik als zzp-boekhouder de belangrijkste factuureisen overzichtelijk voor je op een rij, met een concreet voorbeeld en een handige checklist.

Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur van een zzp’er moet in ieder geval de belangrijkste gegevens van jou en je klant bevatten. Daarnaast moet duidelijk zijn wat je hebt geleverd, wanneer je dat hebt geleverd en hoeveel de klant daarvoor moet betalen.

De belangrijkste onderdelen zijn:

• je naam en adres
• de naam en het adres van je klant
• je bedrijfsnaam, als je die gebruikt
• je KvK-nummer
• je btw-identificatienummer
• een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• de factuurdatum
• de datum of periode waarin je de werkzaamheden hebt uitgevoerd
• een duidelijke omschrijving van je product of dienst
• het bedrag exclusief btw
• het btw-percentage
• het btw-bedrag
• het totaalbedrag inclusief btw
• je betalingsgegevens
• de betalingstermijn

De Kamer van Koophandel schrijft hierover: “Op een factuur moeten een aantal verplichte gegevens staan, zoals je bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en een uniek factuurnummer. Zonder deze gegevens is de factuur niet geldig voor de Belastingdienst.”

Een correcte factuur is dus niet alleen prettig voor je klant, maar ook een verplicht onderdeel van je administratie.

Voorbeeld van een goede zzp-factuur

Stel: je bent zelfstandig webdesigner en hebt in april tien uur gewerkt voor een klant.

Op je factuur kan dan bijvoorbeeld staan:

Factuur 2026-001
Omschrijving: websitebeheer april 2026
10 uur × €50 = €500

Subtotaal: €500
Btw 21%: €105
Totaal: €605

Daarnaast vermeld je je eigen gegevens, de gegevens van je klant, het factuurnummer, de factuurdatum en de betaaltermijn.

Een concrete omschrijving is belangrijk. Alleen “werkzaamheden” is weinig duidelijk. “SEO-teksten geschreven voor webshop, 10 pagina’s” vertelt je klant veel beter waarvoor hij betaalt.

1. Je eigen bedrijfsgegevens op de factuur

Vermeld duidelijk wie de factuur verstuurt. Daarbij horen onder meer:

• je naam
• je adres
• je bedrijfsnaam, als die afwijkt van je naam
• je KvK-nummer
• je btw-identificatienummer

Ook de naam en het adres van je opdrachtgever horen op de factuur te staan.

2. Een uniek factuurnummer

Een factuurnummer is verplicht. Het nummer moet uniek zijn en je facturen moeten logisch en opeenvolgend worden genummerd, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, 2026-003.

Een boekhoudprogramma kan de factuurnummers automatisch voor je aanmaken. Dat voorkomt fouten en maakt het eenvoudiger om je administratie bij te houden.

Wil je precies weten hoe je een goede, opeenvolgende nummering opzet en wat je moet doen bij een foutje? Dat lees je in Factuurnummering voor zzp’ers.

3. De factuurdatum

Op iedere factuur vermeld je de factuurdatum. Daarnaast kan het belangrijk zijn om duidelijk te maken wanneer of gedurende welke periode je de werkzaamheden hebt uitgevoerd.

Bijvoorbeeld:

Factuurdatum: 18 augustus 2026
Werkzaamheden: uitgevoerd in juli 2026

Dat is vooral handig wanneer je iedere maand dezelfde klant factureert of wanneer een opdracht langere tijd duurt.

4. Een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden

Een factuur moet duidelijk maken wat je hebt geleverd. Vermijd daarom omschrijvingen als “werkzaamheden”. Maak de omschrijving concreter, bijvoorbeeld:

• “Administratieve ondersteuning en facturatie juli 2026”
• “Ontwikkeling WordPress-website”
• “10 uur schilderwerk woning opdrachtgever”

Een duidelijke omschrijving voorkomt discussie met je klant en maakt je administratie inzichtelijker.

5. Uren en uurtarief als je op urenbasis werkt

Werk je als zzp’er met een uurtarief? Dan is het verstandig om het aantal uren en je uurtarief duidelijk op de factuur te zetten, bijvoorbeeld: 10 uur × €50 = €500.

Zo kan je opdrachtgever eenvoudig controleren hoe het bedrag tot stand is gekomen. Een goede urenregistratie helpt bovendien om discussies over facturen te voorkomen.

6. Btw op je factuur

Ben je als zzp’er btw-plichtig, dan moet je de btw op de juiste manier op je factuur verwerken. Bij het normale tarief van 21% ziet dat er bijvoorbeeld zo uit:

Bedrag exclusief btw: €500
21% btw: €105
Totaal: €605

Je vermeldt dus het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.

Let op: niet iedere ondernemer berekent btw. Er zijn situaties waarin een vrijstelling geldt, de KOR wordt toegepast, of waarin de btw wordt verlegd.

Factuur zonder btw

Gebruik je een btw-vrijstelling of de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan breng je geen btw in rekening. Je moet dan wel duidelijk op je factuur vermelden waarom er geen btw wordt berekend, bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op basis van KOR.”

Factureren met btw verlegd

Werk je bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw? Dan kan de btw-verleggingsregeling op jou van toepassing zijn. In dat geval breng je zelf geen btw in rekening, maar verleg je die naar je opdrachtgever.

Dit is een aparte regeling met eigen voorwaarden en een eigen manier van vermelden op je factuur. Lees hier hoe dat precies werkt, inclusief een voorbeeldfactuur: Factuur met btw verlegd: voorbeeld en uitleg.

7. Je bankrekening en betalingstermijn

Zet op je factuur duidelijk waar je klant het bedrag kan betalen. Vermeld bijvoorbeeld:

IBAN: jouw zakelijke bankrekening
Betalingstermijn: 14 dagen

Een betalingstermijn van 14 of 30 dagen komt veel voor. Spreek hierover bij voorkeur vooraf duidelijke afspraken met je opdrachtgever, zodat er achteraf geen discussie ontstaat.

Moet je een zakelijke bankrekening hebben om facturen te maken?

Nee. Voor een eenmanszaak is een zakelijke bankrekening niet wettelijk verplicht. Toch is een aparte zakelijke rekening in de praktijk verstandig: je houdt zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden van je privébetalingen, wat je administratie een stuk overzichtelijker maakt.

Zeker wanneer je meerdere klanten hebt, elke maand facturen verstuurt en btw-aangifte doet, geeft een zakelijke rekening veel rust in je boekhouding.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Als zzp’er stuur je een factuur wanneer je goederen of diensten levert waarvoor je moet factureren. Als algemene regel geldt dat je uiterlijk binnen 15 dagen na de maand waarin je de dienst hebt geleverd, moet factureren. In de praktijk is sneller factureren vaak verstandig voor je cashflow.

Wacht dus niet onnodig met factureren. Je hebt je werk al gedaan; zorg er dan ook voor dat het geld zo snel mogelijk onderweg is.

Wanneer geef je de btw aan: factuurstelsel of kasstelsel?

Een belangrijk onderdeel van factureren is het moment waarop je de btw verwerkt in je aangifte. Bij het factuurstelsel is de factuurdatum leidend, bij het kasstelsel is het moment waarop je daadwerkelijk betaald wordt bepalend. De meeste zzp’ers vallen onder het factuurstelsel.

Wil je precies weten wat het verschil is en welk stelsel voor jou geldt? Lees dan Kasstelsel vs factuurstelsel zzp: wat is het verschil?.

Wat is het verschil tussen een bon en een factuur?

Een bon is meestal een kassabon voor consumenten. Een factuur is een officieel document voor zakelijke transacties, met btw-specificatie en de wettelijke gegevens die hierboven zijn genoemd. Bij zakelijke klanten ben je in de meeste gevallen verplicht om een factuur te sturen, een kassabon is dan niet voldoende.

Veelgemaakte fouten op een zzp-factuur

Een factuur kan er professioneel uitzien en toch een fout bevatten. Veelvoorkomende fouten zijn:

• geen btw-identificatienummer
• een ontbrekend of verkeerd factuurnummer
• factuurnummers die niet logisch opvolgen
• een verkeerde factuurdatum
• een onduidelijke omschrijving
• een verkeerd btw-percentage
• vergeten btw-verlegd toe te passen wanneer dat wel verplicht is
• btw berekenen terwijl een vrijstelling van toepassing is
• geen urenvermelding bij een opdracht op uurbasis
• een ontbrekende betalingstermijn

Deze fouten kunnen leiden tot discussie met je klant, vertraging in betaling of problemen bij je administratie.

Hoe corrigeer je een verkeerde factuur?

Heb je een factuur met een fout verstuurd? Verwijder hem dan niet zomaar uit je administratie, want dan ontstaat er een gat in je nummerreeks. Gebruik in plaats daarvan een creditfactuur om de oorspronkelijke factuur te corrigeren of te annuleren. Daarna stuur je een nieuwe, juiste factuur.

Facturen maken met boekhoudsoftware

Je hoeft je facturen niet iedere maand opnieuw in Excel te bouwen. Met online boekhoudsoftware kun je onder andere:

• facturen maken
• factuurnummers automatisch laten oplopen
• btw automatisch berekenen
• openstaande facturen bijhouden
• betalingen aan facturen koppelen
• je bankrekening koppelen
• je administratie digitaal bewaren

Bekende voorbeelden zijn e-Boekhouden, Moneybird, SnelStart, Exact Online en Rompslomp. Voor een zzp’er betekent dat vooral: minder handwerk en minder kans op administratieve fouten.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Volgens de Belastingdienst moet je je administratie meestal 7 jaar bewaren. Dat geldt ook voor facturen, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Voor bepaalde gegevens kunnen afwijkende of langere bewaartermijnen gelden.

Bewaar je facturen daarom digitaal en zorg dat je administratie ook jaren later nog controleerbaar is.

Checklist: wat moet er op een factuur staan?

Gebruik deze checklist voordat je een factuur verstuurt:

• Naam en adres van je onderneming
• Bedrijfsnaam, indien van toepassing
• KvK-nummer
• Btw-identificatienummer
• Naam en adres van je klant
• Uniek en opeenvolgend factuurnummer
• Factuurdatum
• Leverdatum of periode van de werkzaamheden
• Duidelijke omschrijving van product of dienst
• Aantal uren en uurtarief, indien van toepassing
• Bedrag exclusief btw
• Juiste btw-percentage
• Btw-bedrag
• Totaalbedrag inclusief btw
• Juiste vermelding bij btw-vrijstelling, KOR of btw-verlegd
• IBAN
• Betalingstermijn

Controleer de factuur voordat je hem verstuurt. Een minuut extra controle kan later veel administratief werk voorkomen.

Veelgestelde vragen over facturen voor zzp’ers

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Op een factuur moeten onder meer je naam en adres, de gegevens van je klant, je btw-identificatienummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag staan.

Wat is het verschil tussen een bon en een factuur?

Een bon is meestal een kassabon voor consumenten. Een factuur is een officieel document voor zakelijke transacties met btw-specificatie en wettelijke gegevens.

Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten?

Nee. In de meeste gevallen bereken je als btw-plichtige ondernemer btw, maar bij bijvoorbeeld een btw-vrijstelling, de KOR of de btw-verleggingsregeling gelden andere regels.

Hoe moet ik mijn facturen nummeren?

Facturen moeten een uniek factuurnummer hebben, logisch en opeenvolgend, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en 2026-003. Lees meer hierover in ons artikel over factuurnummering.

Mag ik een foutieve factuur verwijderen?

Nee. Het is niet verstandig om een verzonden factuur zomaar te verwijderen. Bij een fout gebruik je een creditfactuur om de oorspronkelijke factuur te corrigeren.

Wanneer moet ik mijn factuur versturen?

Een factuur moet uiterlijk binnen 15 dagen na de maand waarin je de dienst hebt geleverd, worden verstuurd. Sneller factureren kan gunstig zijn voor je cashflow.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Facturen maken onderdeel uit van je administratie. Voor de meeste administratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens kunnen andere termijnen gelden.

Kan een boekhouder helpen met facturen?

Ja. Een boekhouder kan helpen bij het opzetten van je administratie, het controleren van facturen, de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting.

Een goede factuur voorkomt problemen

Een goede factuur is duidelijk, volledig en fiscaal correct. Zorg daarom dat je altijd de juiste bedrijfs- en klantgegevens vermeldt, een uniek factuurnummer gebruikt, je werkzaamheden duidelijk omschrijft en het juiste btw-tarief toepast. Controleer daarnaast of je situatie vraagt om een bijzondere vermelding, zoals btw-verlegd of een btw-vrijstelling.

Voor veel zzp’ers is factureren inmiddels onderdeel geworden van een volledig digitale administratie. Met een zakelijke bankrekening en online boekhoudsoftware kun je veel handmatig werk voorkomen.

En misschien wel het belangrijkste: een factuur is niet alleen een verzoek om geld. Het is een onderdeel van je financiële administratie en verdient het om vanaf het begin goed te worden ingericht.

Hulp nodig met je facturen of boekhouding?

Als zzp-boekhouder help ik ondernemers met hun administratie, facturen, btw-aangifte en inkomstenbelasting. Een goed ingerichte administratie zorgt ervoor dat je niet alleen weet wat je klanten moeten betalen, maar ook wat er fiscaal met die bedragen gebeurt.

Wil je weten of je facturen en administratie goed zijn ingericht? Plan dan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek. In 15 minuten bekijken we samen je situatie en leg ik je uit hoe ik je kan helpen tijd en geld te besparen.