Kasstelsel vs factuurstelsel voor zzp’ers: wat is het verschil?

Het kasstelsel en het factuurstelsel bepalen op welk moment je btw moet aangeven bij de Belastingdienst. Bij het kasstelsel is dat het moment waarop je betaalt of betaald krijgt. Bij het factuurstelsel is dat het moment waarop je de factuur verstuurt of ontvangt.

Het klinkt als een detail, maar het stelsel dat je gebruikt bepaalt wanneer je btw moet afdragen, en dus ook hoe je jouw cashflow moet inrichten. Toch is dit een van de meest onderschatte onderdelen van de administratie van zzp’ers.

In dit artikel lees je wat beide stelsels precies inhouden, welk stelsel in jouw situatie van toepassing is en wat er verandert in je btw-aangifte.

Wat is het kasstelsel?

Bij het kasstelsel geef je btw aan op het moment dat je daadwerkelijk wordt betaald, niet op het moment dat je de factuur verstuurt.

Voorbeeld: je klant betaalt contant of per pin voor een dienst. Je boekt dit bedrag in je administratie, en in dat kwartaal geef je de btw over dit bedrag aan.

Voor wie is het kasstelsel bedoeld?

Het kasstelsel wordt vooral gebruikt door ondernemers die direct betaald krijgen en weinig of geen openstaande facturen hebben, bijvoorbeeld omdat ze vooral particulieren bedienen (B2C). Denk aan kappers, bakkerijen, marktkramen en sommige webshops.

Wat is het factuurstelsel?

Bij het factuurstelsel geef je btw aan op het moment dat je de factuur verstuurt, ongeacht wanneer je klant daadwerkelijk betaalt.

Voorbeeld: je verstuurt op 10 januari een factuur. Je klant betaalt pas in maart. Toch moet je de btw over deze factuur al aangeven in het eerste kwartaal, dus voordat je het geld daadwerkelijk hebt ontvangen.

Kort gezegd:

• Kasstelsel: btw op het moment van betaling
• Factuurstelsel: btw op het moment van de factuurdatum

Voor wie is het factuurstelsel bedoeld?

Het factuurstelsel is de standaard voor de meeste zzp’ers, zeker als je:

• aan bedrijven levert (B2B)
• met offertes of contracten werkt
• hogere bedragen factureert
• overzicht wilt houden over je openstaande facturen

Mag je zelf kiezen welk stelsel je gebruikt?

Niet volledig. In de praktijk geldt meestal dat B2B-facturatie onder het factuurstelsel valt, terwijl het kasstelsel vaker is toegestaan bij B2C-ondernemers die direct betaald krijgen. Of jij mag kiezen, en welk stelsel op jouw onderneming van toepassing is, hangt af van je bedrijfsactiviteit. Twijfel je? Vraag dit na bij je boekhouder of de Belastingdienst.

Wat betekent dit voor jouw btw-aangifte?

Bij het factuurstelsel kan het dus voorkomen dat je btw moet afdragen over een factuur die je klant nog niet heeft betaald. Bij het kasstelsel loop je dit risico niet, maar heb je minder flexibiliteit als je met langere betaaltermijnen werkt.

Welk stelsel levert jou het meeste voordeel op?

Dat hangt vooral af van hoe voorspelbaar jouw cashflow is. Werk je met vaste, stabiele klanten die op rekening betalen? Dan past het factuurstelsel meestal goed. Krijg je je geld direct binnen, bijvoorbeeld via pin of contant? Dan is het kasstelsel vaak logischer.

Steeds meer zzp’ers werken tegenwoordig met een combinatie: ze factureren digitaal, laten hun boekhoudsoftware automatisch bankdata verwerken, en laten een boekhouder periodiek controleren of de btw-verwerking klopt. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.

Veelgemaakte fouten bij zzp’ers

• Het verkeerde stelsel toepassen. Veel ondernemers boeken de btw onbewust op het verkeerde moment.
• Facturen vergeten in de aangifte. Zeker bij het factuurstelsel kan dit duur uitpakken, omdat de btw al verschuldigd is voordat er is betaald.
• Geen onderscheid tussen privé en zakelijk. Vooral bij contante administratie een veelvoorkomend probleem.
• Een kas die “negatief” loopt. Bij contante administratie een teken dat er iets niet goed is vastgelegd.

Veelgestelde vragen over kasstelsel en factuurstelsel

Wat is het verschil tussen het kasstelsel en het factuurstelsel?

Volgens de Belastingdienst: “U geeft btw aan op het moment dat u de factuur verstuurt of ontvangt (factuurstelsel), of op het moment dat u betaalt of betaald krijgt (kasstelsel).”

Bij het factuurstelsel geef je btw aan op basis van de factuurdatum. Bij het kasstelsel geef je btw pas aan zodra je daadwerkelijk bent betaald.

Wanneer gebruik je het kasstelsel als zzp’er?

Het kasstelsel is alleen toegestaan in specifieke situaties, bijvoorbeeld als je vooral contant of direct betaald wordt. De Belastingdienst bepaalt of je dit mag toepassen op basis van je bedrijfsactiviteit.

Wanneer moet je het factuurstelsel gebruiken?

De meeste zzp’ers vallen onder het factuurstelsel.

Belastingdienst: “De meeste ondernemers gebruiken het factuurstelsel voor de btw-aangifte.”

Wat is beter: kasstelsel of factuurstelsel?

Voor de meeste zzp’ers is het factuurstelsel praktischer, omdat het goed aansluit bij digitale boekhoudsoftware. Het kasstelsel is vooral handig bij contante of directe betalingen.

Heeft het stelsel invloed op je btw-aangifte?

Ja, het bepaalt het moment waarop je btw moet afdragen.

Belastingdienst: “U berekent hoeveel btw u moet betalen of terugkrijgt en geeft dit aan in uw btw-aangifte.”

Bij het factuurstelsel kan dat al voordat je klant heeft betaald zijn.

Kan ik als zzp’er overstappen van stelsel?

In sommige gevallen kan dat, maar dit moet aansluiten op de regels van de Belastingdienst. Vaak is hiervoor toestemming of een specifieke situatie nodig.

Welk stelsel gebruiken de meeste zzp’ers?

De meeste zzp’ers gebruiken het factuurstelsel, omdat dit de standaard is voor ondernemers met een digitale boekhouding en boekhoudsoftware.

Hulp nodig bij de juiste inrichting?

Twijfel je welk stelsel op jouw situatie van toepassing is, of wil je zeker weten dat je btw op het juiste moment aangeeft? Plan dan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek. In 15 minuten bekijken we samen je situatie en leg ik je uit hoe ik je kan helpen tijd en geld te besparen.

Wil je meer weten over factureren als zzp’er? Lees dan ook Hoe maak je een goede factuur als zzp’er? [interne link toevoegen zodra dit artikel live staat]