Als zelfstandig ondernemer wil je ondernemen zonder je zorgen te maken over de administratie. Toch krijg je als zzp’er al snel te maken met verplichtingen zoals de btw-aangifte, inkomstenbelasting, het bijhouden van een correcte boekhouding en het opstellen van een balans. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om hun administratie geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een boekhouder.

Maar wat kost een boekhouder per maand eigenlijk? En welke werkzaamheden zijn wel of niet inbegrepen in een vast maandbedrag?

Het korte antwoord van Peter Brink is dat de kosten voor een boekhouder gemiddeld tussen de €50 en €150 per maand exclusief btw liggen voor een zzp’er met een overzichtelijke administratie. Heb je meer transacties, personeel of een complexere onderneming, dan kunnen de maandelijkse kosten oplopen. De prijs hangt namelijk af van de omvang van je administratie, het aantal documenten en de werkzaamheden die de boekhouder voor je uitvoert.

In dit artikel lees je precies welke kosten je kunt verwachten, welke werkzaamheden een boekhouder verzorgt en waarom het verstandig is om niet alleen naar de laagste prijs te kijken.

Gemiddelde kosten van een boekhouder per maand

De maandelijkse kosten verschillen per administratiekantoor of boekhouder. Sommige werken met een vast abonnement, terwijl anderen een uurtarief rekenen. Voor de meeste zzp’ers is een vast maandbedrag overzichtelijker, omdat je vooraf weet waar je financieel aan toe bent.

Een indicatie van de gemiddelde tarieven is:

• Eenvoudige zzp-administratie: €50 tot €150 per maand exclusief btw.
• Groeiende onderneming met meer administratie: €150 tot €300 per maand exclusief btw.
• Kleine bv: vanaf ongeveer €170 per maand exclusief btw.

Naast de maandelijkse administratie kunnen sommige werkzaamheden apart worden gefactureerd. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een uitgebreide jaarrekening, extra belastingadvies of aanvullende fiscale werkzaamheden.

Waar bestaat de prijs van een boekhouder uit?

De maandprijs wordt niet alleen bepaald door de grootte van je onderneming. Een boekhouder kijkt onder andere naar:

• het aantal verkoopfacturen;
• het aantal inkoopfacturen;
• banktransacties;
• de complexiteit van de administratie;
• het aantal btw-aangiften;
• de rechtsvorm van de onderneming;
• aanvullende fiscale werkzaamheden;
• persoonlijk advies gedurende het jaar.

Een ondernemer die iedere maand tien facturen verstuurt, vraagt minder verwerkingstijd dan een webshop met honderden transacties en meerdere betaalmethoden. Daarom werken veel boekhouders met verschillende pakketten of abonnementen.

Wat doet een boekhouder voor een zzp’er?

Een boekhouder ondersteunt je bij de financiële administratie en zorgt ervoor dat belastingaangiften correct en op tijd worden ingediend. Hierdoor verklein je de kans op fouten, naheffingen of onnodige belastingrente.

Veel voorkomende werkzaamheden zijn:

• verwerken van de administratie;
• controleren van inkomsten en uitgaven;
• verzorgen van de kwartaalaangifte btw;
• opstellen van de balans;
• samenstellen van de winst- en verliesrekening;
• verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting;
• beantwoorden van fiscale vragen;
• adviseren over aftrekposten en ondernemersregelingen;
• indien mogelijk uitstel aanvragen voor de aangifte inkomstenbelasting.

Niet iedere boekhouder levert exact dezelfde dienstverlening. Controleer daarom altijd welke werkzaamheden binnen het maandabonnement vallen en waarvoor eventueel extra kosten worden berekend.

Welke werkzaamheden doet een boekhouder juist niet?

Veel startende ondernemers denken dat een boekhouder alle administratieve werkzaamheden overneemt. Dat is meestal niet het geval.

Zo maakt een boekhouder normaal gesproken geen verkoopfacturen voor jouw klanten. Als ondernemer blijf je zelf verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van facturen. Uiteraard verwerkt de boekhouder deze facturen vervolgens wel in de administratie en gebruikt hij ze voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting.

Ook offertes maken, klanten nabellen of debiteurenbeheer behoren meestal niet tot de standaardwerkzaamheden van een boekhouder, tenzij hierover aparte afspraken zijn gemaakt.

Waarom kost een boekhouder voor een bv meer dan voor een zzp’er?

De rechtsvorm van je onderneming heeft veel invloed op de maandelijkse kosten.

Een zzp’er of eenmanszaak heeft meestal een relatief eenvoudige administratie. Vaak bestaat deze uit de verwerking van inkomsten en uitgaven, de kwartaalaangifte btw en de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Bij een besloten vennootschap (bv) komen daar extra wettelijke verplichtingen bij. Denk aan de vennootschapsbelasting, het opstellen van een jaarrekening, deponering en vaak ook de verwerking van een directeur-grootaandeelhouder (DGA). Hierdoor kost de administratie meer tijd en liggen de maandelijkse tarieven doorgaans hoger.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Steeds meer ondernemers gebruiken online boekhoudsoftware om zelf een deel van hun administratie bij te houden. Bonnen worden digitaal opgeslagen, banktransacties worden automatisch gekoppeld en verkoopfacturen worden eenvoudig aangemaakt.

Dat betekent echter niet dat je geen boekhouder meer nodig hebt.

Veel zzp’ers kiezen ervoor om de dagelijkse administratie zelf bij te houden en de boekhouder in te schakelen voor de controle, de btw-aangiften en de aangifte inkomstenbelasting. Zo combineer je lagere kosten met de zekerheid dat de belastingaangiften correct worden ingediend.

Een bijkomend voordeel is dat een boekhouder vaak op de hoogte is van fiscale wijzigingen en mogelijke aftrekposten. Daardoor voorkom je dat je belastingvoordelen misloopt of onbedoeld fouten maakt in de administratie

Btw-aangifte uitbesteden: wat doet een boekhouder?

Vrijwel iedere zzp’er moet periodiek btw-aangifte doen. In de meeste gevallen gebeurt dit ieder kwartaal, al kan de Belastingdienst in sommige situaties kiezen voor een maand- of jaaraangifte. Tijdens de btw-aangifte bereken je hoeveel omzetbelasting je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven.

Een boekhouder controleert of alle inkomsten en kosten correct zijn verwerkt voordat de aangifte wordt ingediend. Daardoor verklein je de kans op fouten, een naheffing of een boete. Bovendien controleert een boekhouder vaak direct of alle aftrekbare btw is meegenomen.

Wanneer je administratie gedurende het kwartaal goed wordt bijgehouden, kost het verwerken van de btw-aangifte minder tijd. Dat zie je vaak terug in lagere administratiekosten.

Inkomstenbelasting voor zzp’ers

Na afloop van het boekjaar moet iedere ondernemer aangifte inkomstenbelasting doen. Deze aangifte is uitgebreider dan de btw-aangifte, omdat niet alleen de omzet wordt bekeken, maar ook de winst, bedrijfskosten, investeringen en eventuele ondernemersaftrek.

Een boekhouder verwerkt onder andere:

• de jaarcijfers;
• de fiscale winst;
• zakelijke kosten;
• investeringsaftrek wanneer deze van toepassing is;
• ondernemersaftrek en mkb-winstvrijstelling als je hiervoor in aanmerking komt;
• de aangifte inkomstenbelasting.

Een correcte belastingaangifte voorkomt dat je te veel belasting betaalt of later wordt geconfronteerd met een correctie van de Belastingdienst.

Kan een boekhouder uitstel aanvragen voor de aangifte inkomstenbelasting?

Ja. Veel boekhouders kunnen gebruikmaken van de uitstelregeling voor belastingadviseurs. Hierdoor ontstaat er vaak extra tijd om de administratie volledig af te ronden voordat de aangifte inkomstenbelasting wordt ingediend.

Dat betekent overigens niet dat iedere ondernemer automatisch uitstel krijgt. De voorwaarden verschillen per situatie en de uiteindelijke beoordeling ligt altijd bij de Belastingdienst.

Wanneer je administratie tijdig compleet is, hoeft uitstel meestal niet eens nodig te zijn.

Waarom is een goede balans belangrijk?

De balans is een overzicht van alles wat jouw onderneming bezit en verschuldigd is op een bepaald moment. Denk aan:

• banksaldo;
• openstaande facturen;
• voorraad;
• bedrijfsmiddelen;
• leningen;
• eigen vermogen.

Samen met de winst- en verliesrekening geeft de balans inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

Een boekhouder stelt de balans op aan de hand van de administratie en controleert of alle bedragen correct zijn verwerkt. Hierdoor beschik je over betrouwbare cijfers die gebruikt worden voor de belastingaangifte en financiële analyses.

Wat is het verschil tussen een balans en een winst- en verliesrekening?

Veel ondernemers halen deze begrippen door elkaar, terwijl ze ieder een ander doel hebben.

De winst- en verliesrekening laat zien hoeveel omzet je hebt behaald en welke kosten daar tegenover staan. Uiteindelijk blijft de winst of het verlies over.

De balans geeft juist een momentopname van je onderneming. Hierop zie je onder andere het eigen vermogen, de bezittingen en de schulden.

Beide documenten vullen elkaar aan en vormen samen de financiële basis van je onderneming.

Heeft een zzp’er een jaarrekening nodig?

Een veelgestelde vraag is of een zzp’er verplicht is om een jaarrekening te laten maken.

Voor de meeste zzp’ers en eenmanszaken is een officiële jaarrekening zoals een bv die opstelt niet wettelijk verplicht. Wel moet de administratie zodanig zijn ingericht dat de belastingaangifte correct kan worden opgesteld.

Sommige ondernemers kiezen er toch voor om een uitgebreide jaarrekening of financieel rapport te laten maken. Bijvoorbeeld omdat een bank daarom vraagt bij een financieringsaanvraag of omdat zij meer inzicht willen in de resultaten van hun onderneming.

In veel gevallen brengt een boekhouder hiervoor een aanvullende vergoeding in rekening.

Waarom is een jaarrekening voor een bv wel verplicht?

Bij een besloten vennootschap gelden andere wettelijke regels dan bij een eenmanszaak.

Een bv moet jaarlijks een jaarrekening opstellen en in de meeste gevallen deponeren bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast moet een aangifte vennootschapsbelasting worden ingediend. Hierdoor vraagt de administratie meer specialistische kennis en ligt het maandtarief vaak hoger dan bij een zzp’er.

Online boekhouder of traditioneel administratiekantoor?

Steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhouder. Dankzij moderne boekhoudsoftware worden banktransacties automatisch verwerkt en kunnen bonnetjes digitaal worden aangeleverd.

Voordelen van een online boekhouder zijn onder andere:

• actuele administratie;
• snelle verwerking van documenten;
• online inzicht in de cijfers;
• minder papierwerk;
• vaak lagere maandkosten.

Een traditioneel administratiekantoor biedt daarentegen vaak meer persoonlijk contact op locatie. Welke keuze het beste is, hangt vooral af van jouw voorkeur en de ondersteuning die je nodig hebt.

Vaste maandprijs of betalen per uur?

Boekhouders werken meestal met een abonnement of met een uurtarief.

Bij een vast maandbedrag weet je vooraf precies welke kosten je iedere maand kunt verwachten. Vaak zijn hierin de standaardwerkzaamheden opgenomen, zoals het verwerken van de administratie en de btw-aangifte.

Bij een uurtarief betaal je alleen voor de daadwerkelijk bestede tijd. Dat kan voordelig zijn wanneer je nauwelijks ondersteuning nodig hebt, maar het brengt ook onzekerheid met zich mee. Extra vragen of aanvullende werkzaamheden kunnen namelijk leiden tot hogere kosten.

Voor veel zzp’ers biedt een vast abonnement daarom meer duidelijkheid.

Let goed op welke werkzaamheden zijn inbegrepen

Vergelijk je verschillende boekhouders? Kijk dan niet alleen naar de maandprijs.

Vraag ook altijd of onderstaande werkzaamheden onderdeel zijn van het abonnement:

• verwerking van de administratie;
• kwartaalaangifte btw;
• aangifte inkomstenbelasting;
• balans en winst- en verliesrekening;
• ondersteuning bij fiscale vragen;
• telefonisch of online advies;
• hulp bij controles van de Belastingdienst;
• uitstel aanvragen voor de inkomstenbelasting wanneer dat mogelijk is.

Een lager maandtarief lijkt aantrekkelijk, maar kan uiteindelijk duurder uitvallen wanneer veel werkzaamheden afzonderlijk worden gefactureerd. Daarom is het verstandig om vooraf duidelijkheid te krijgen over de inhoud van het pakket én eventuele aanvullende kosten.

Waar let je op bij het kiezen van een boekhouder?

Niet iedere boekhouder werkt op dezelfde manier. De ene ondernemer heeft alleen hulp nodig bij de btw-aangifte, terwijl een andere ondernemer de volledige administratie wil uitbesteden. Daarom is het verstandig om niet alleen naar de maandprijs te kijken, maar vooral naar de dienstverlening die je daarvoor ontvangt.

Vraag bijvoorbeeld altijd of de volgende werkzaamheden zijn inbegrepen:

• verwerken van de administratie;
• controle van de boekhouding;
• kwartaalaangifte btw;
• aangifte inkomstenbelasting;
• opstellen van de balans;
• winst- en verliesrekening;
• ondersteuning bij fiscale vragen;
• contact met de Belastingdienst indien nodig.

Zo voorkom je onverwachte kosten aan het einde van het jaar.

Welke factoren bepalen de kosten van een boekhouder?

Geen enkele administratie is hetzelfde. Daarom kijkt een boekhouder meestal naar verschillende factoren voordat een maandtarief wordt vastgesteld.

De belangrijkste prijsbepalers zijn:

Aantal transacties

Hoe meer facturen, bonnetjes en bankmutaties verwerkt moeten worden, hoe meer tijd de administratie kost.

Complexiteit van de onderneming

Een freelancer met enkele opdrachtgevers heeft doorgaans een eenvoudigere administratie dan een webshop, horecabedrijf of onderneming met personeel.

Rechtsvorm

Een eenmanszaak of zzp’er heeft meestal minder administratieve verplichtingen dan een bv. Daardoor zijn de maandelijkse kosten vaak lager.

Aanvullend advies

Heb je regelmatig vragen over belastingen, investeringen of fiscale voordelen? Dan kan een uitgebreider abonnement aantrekkelijker zijn dan losse adviesuren.

Zijn de kosten van een boekhouder aftrekbaar?

Ja. De kosten voor een boekhouder zijn zakelijke kosten en mogen in de meeste gevallen worden afgetrokken van de winst van je onderneming. Hierdoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Naast het verwerken van de administratie kan een goede boekhouder je bovendien wijzen op aftrekposten en fiscale regelingen die je anders misschien over het hoofd zou zien.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een boekhouder

Veel ondernemers vergelijken uitsluitend de laagste maandprijs. Dat lijkt aantrekkelijk, maar zegt weinig over de kwaliteit van de dienstverlening.

Veel voorkomende fouten zijn:

• alleen naar de prijs kijken;
• niet controleren welke werkzaamheden inbegrepen zijn;
• vergeten te vragen of de aangifte inkomstenbelasting apart wordt berekend;
• geen afspraken maken over extra advieskosten;
• niet informeren of de boekhouder bereikbaar is voor tussentijdse vragen.

Een transparant abonnement voorkomt verrassingen en geeft duidelijkheid over de totale kosten.

Conclusie

Een boekhouder is voor veel zzp’ers een waardevolle investering. Niet alleen omdat de administratie correct wordt verwerkt, maar ook omdat belastingaangiften op tijd worden ingediend en je inzicht krijgt in de financiële situatie van je onderneming.

Gemiddeld betaal je als zzp’er tussen de €50 en €150 per maand exclusief btw voor een eenvoudige administratie. Heb je een grotere onderneming of een bv, dan liggen de kosten doorgaans hoger vanwege de extra administratieve en fiscale verplichtingen.

Vergelijk daarom niet alleen tarieven, maar kijk vooral naar de werkzaamheden die binnen het abonnement vallen. Een iets hogere maandprijs kan uiteindelijk voordeliger zijn wanneer de btw-aangiften, aangifte inkomstenbelasting, balans en ondersteuning gedurende het jaar al zijn inbegrepen.

Veelgestelde vragen over de kosten van een boekhouder

Wat kost een boekhouder per maand voor een zzp’er?

Voor een zzp’er met een eenvoudige administratie liggen de kosten gemiddeld tussen de €50 en €150 per maand exclusief btw. De uiteindelijke prijs hangt af van het aantal transacties, de werkzaamheden en de gekozen dienstverlening.

Zijn de kosten van een boekhouder exclusief of inclusief btw?

De meeste boekhouders vermelden hun tarieven exclusief 21% btw. Ondernemers die btw-plichtig zijn, kunnen deze btw meestal als voorbelasting terugvragen.

Is een boekhouder verplicht voor een zzp’er?

Nee. Een zzp’er mag de administratie en belastingaangiften zelf verzorgen. Veel ondernemers kiezen echter voor een boekhouder om fouten te voorkomen en tijd te besparen.

Moet een zzp’er ieder kwartaal btw-aangifte doen?

In de meeste gevallen wel. De Belastingdienst bepaalt hoe vaak je aangifte moet doen. Voor veel ondernemers is dit eenmaal per kwartaal.

Kan een boekhouder mijn btw-aangifte verzorgen?

Ja. Een boekhouder controleert de administratie, verwerkt de cijfers en dient de btw-aangifte tijdig in.

Doet een boekhouder ook de aangifte inkomstenbelasting?

Ja. Veel boekhouders verzorgen jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting op basis van de administratie en de jaarcijfers.

Kan een boekhouder uitstel aanvragen voor de inkomstenbelasting?

Wanneer de voorwaarden daarvoor gelden, kan een boekhouder vaak uitstel aanvragen voor het indienen van de aangifte inkomstenbelasting.

Heeft een zzp’er een jaarrekening nodig?

In de meeste gevallen niet. Een officiële jaarrekening is voor een eenmanszaak of zzp’er meestal niet wettelijk verplicht. Een uitgebreide jaarrekening kan wel tegen een extra vergoeding worden opgesteld.

Waarom kost een jaarrekening extra?

Het samenstellen van een jaarrekening vraagt aanvullende controles en werkzaamheden. Daarom rekenen veel boekhouders hiervoor een aparte vergoeding wanneer deze niet binnen het abonnement valt.

Maakt een boekhouder ook mijn verkoopfacturen?

Nee. Meestal maakt en verstuurt de ondernemer zelf de verkoopfacturen. De boekhouder verwerkt deze vervolgens in de administratie.

Wat is een balans?

Een balans geeft een overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van de onderneming op een bepaald moment.

Wat is het verschil tussen een balans en een winst- en verliesrekening?

De balans laat de financiële positie van de onderneming zien. De winst- en verliesrekening geeft inzicht in de omzet, kosten en behaalde winst of verlies gedurende een bepaalde periode.

Is een online boekhouder goedkoper?

Vaak wel. Door automatisering kunnen online boekhouders efficiënter werken, waardoor de maandelijkse kosten regelmatig lager uitvallen.

Kan ik mijn administratie zelf doen?

Ja. Veel ondernemers houden zelf hun administratie bij en laten de controle, btw-aangiften en inkomstenbelasting verzorgen door een boekhouder.

Wanneer is een accountant nodig?

Voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemingen is een boekhouder voldoende. Een accountant is meestal alleen noodzakelijk wanneer daarvoor een wettelijke verplichting geldt of wanneer een accountantsverklaring vereist is.

Waar moet ik op letten bij het vergelijken van boekhouders?

Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook de werkzaamheden die zijn inbegrepen, de bereikbaarheid, ervaring, ondersteuning bij belastingvragen en eventuele extra kosten voor jaarwerk of advies.

Kan ik overstappen naar een andere boekhouder?

Ja. In de meeste gevallen kun je overstappen. Controleer wel de opzegtermijn en zorg ervoor dat de administratie volledig wordt overgedragen.

Hoe kan ik de kosten van een boekhouder laag houden?

Door je administratie goed bij te houden, bonnetjes tijdig aan te leveren, bankkoppelingen te gebruiken en verkoopfacturen direct te verwerken, hoeft een boekhouder minder handmatig werk te verrichten. Dat kan de kosten beperken.