Een complete administratiegids voor zzp’ers
Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om een goedlopende administratie bij te houden. Dit helpt niet alleen bij belastingaangifte, maar voorkomt ook problemen bij controles door de Belastingdienst. Hier is een compleet overzicht.
Inkomsten
Wat bij te houden: Alle geldstromen die je ontvangt uit je onderneming.
- Omzet: Facturen aan klanten.
- Betalingen: Via bank, pin of contant.
- Overige inkomsten: Zoals subsidies of incidentele bijverdiensten.
Tip: Gebruik een boekhoudprogramma of Excel-sheet om alles overzichtelijk en actueel te houden.
Uitgaven / zakelijke kosten
Wat bij te houden en te bewaren: Alle uitgaven die zakelijk zijn gemaakt.
- Vaste lasten: Huur van kantoor of werkruimte.
- Bedrijfsmiddelen: Apparatuur, software (laptops, licenties, abonnementen).
- Mobiliteit: Reiskosten en zakelijke kilometers.
- Ontwikkeling: Opleidingen, cursussen en trainingen.
- Risicobeheer: Zakelijke verzekeringen (zoals AOV en aansprakelijkheid).
- Promotie: Alle marketingkosten.
Let op: Privé-uitgaven horen niet in deze administratie thuis.
BTW-administratie
Wat bij te houden: Een volledig overzicht van alle BTW-gegevens.
- Uitgaand: Alle gefactureerde BTW aan klanten.
- Inkomend: BTW op inkoopfacturen die je mag terugvragen.
- Periodiek: Een kwartaal- of maandelijks overzicht voor je BTW-aangifte.
Bankadministratie
Wat te doen: Bewaar en orden alle bankafschriften.
Waarom: Dit stelt je in staat betalingen en ontvangsten te controleren, facturen te koppelen en fouten te voorkomen.
Kasboek / contant geld
Voor wie: Als je regelmatig met contant geld werkt.
Wat bij te houden: Registreer alle contante inkomsten en uitgaven nauwkeurig.
Belangrijke regel: Vanaf 2026 zijn contante betalingen van €3.000 of meer niet meer toegestaan.
Contracten en overeenkomsten
Wat te bewaren: Alle belangrijke juridische documenten.
- Klantcontracten en offertes
- Leveranciersovereenkomsten
- Huurcontracten voor bedrijfsruimte
Jaaroverzichten en belastingdocumenten
Wat te archiveren:
- Jaaropgaven (winst- en verliesrekening, balans)
- Kopieën van alle ingediende BTW-aangiftes
- Kopieën van je aangiften Inkomstenbelasting
- Alle officiële correspondentie met de Belastingdienst
Bewaartermijn
Hoofdregel: Je bent verplicht je volledige administratie en alle onderliggende bewijsstukken minimaal 7 jaar te bewaren.
Uitzondering: Voor administratie rond onroerend goed of grote investeringen kan de termijn 10 jaar zijn.
