Een telefoon is voor veel zzp’ers een onmisbaar hulpmiddel. Je belt klanten, verstuurt e-mails, beheert afspraken en gebruikt apps voor je administratie of boekhouding. Daarom vragen veel ondernemers zich af: kan ik mijn telefoon zakelijk aftrekken?
Het antwoord is meestal ja, maar de manier waarop je de kosten verwerkt hangt af van hoe je de telefoon gebruikt. Gebruik je de telefoon uitsluitend zakelijk, dan gelden andere regels dan wanneer je hem ook privé gebruikt. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en waar je als zzp’er rekening mee moet houden.
Wanneer is een telefoon zakelijk aftrekbaar?
De Belastingdienst kijkt vooral naar het gebruik van de telefoon. Als de telefoon nodig is voor je onderneming, mogen de zakelijke kosten in veel gevallen worden afgetrokken van je winst.
Voorbeelden van zakelijk gebruik:
- Contact met klanten en leveranciers
- E-mailverkeer
- Online vergaderingen
- Boekhoudapps gebruiken
- Agenda- en planningssoftware
- Zakelijke social media beheren
- Hoe groter het zakelijke gebruik, hoe meer kosten je doorgaans kunt aftrekken.
Een aparte zakelijke telefoon
Veel ondernemers kiezen voor een aparte zakelijke telefoon en een zakelijk abonnement. Dit maakt de administratie overzichtelijk en voorkomt discussies over privégebruik.
Wanneer je de telefoon vrijwel volledig zakelijk gebruikt, zijn meestal de volgende kosten aftrekbaar:
- Aanschaf van de telefoon
- Telefoonabonnement
- Belkosten
- Datakosten
- Reparaties
- Zakelijke apps en software
Daarnaast kun je vaak de betaalde btw terugvragen als je btw-plichtig bent.
Eén telefoon voor zakelijk en privé gebruik
Niet iedere zzp’er heeft twee telefoons. Veel ondernemers gebruiken één toestel voor zowel zakelijke als privédoeleinden. In dat geval mag je alleen het zakelijke gedeelte van de kosten aftrekken.
Stel dat je de telefoon ongeveer 70% zakelijk gebruikt en 30% privé. Dan kun je doorgaans 70% van de kosten als zakelijke kosten verwerken.
Denk hierbij aan:
- Maandelijkse abonnementskosten
- Aanschafkosten
- Reparatiekosten
- Extra databundels
Het is verstandig om een realistische verdeling te maken die je kunt onderbouwen wanneer daarom wordt gevraagd.
Mag ik de aanschaf van mijn telefoon aftrekken?
Ja, de aanschaf van een zakelijke telefoon is meestal aftrekbaar. De manier waarop je dit verwerkt hangt af van de waarde van het toestel.
Telefoon met lagere aanschafwaarde
Bij goedkopere toestellen kun je de kosten vaak direct als bedrijfskosten verwerken.
Duurdere smartphones
Koop je een duur toestel dat meerdere jaren meegaat, dan kan de telefoon worden gezien als een investering.
In dat geval kan afschrijving van toepassing zijn.
Hoe werkt afschrijving op een telefoon?
Afschrijven betekent dat je de kosten van een investering verdeelt over meerdere jaren.
Voorbeeld:
Je koopt een smartphone voor € 1.200 die je volledig zakelijk gebruikt.
Omdat het toestel meerdere jaren meegaat, kan de aanschaf worden verdeeld over de economische levensduur van het apparaat. Hierdoor neem je jaarlijks een deel van de kosten op in je administratie.
Afschrijven zorgt ervoor dat de kosten beter aansluiten bij de periode waarin je de telefoon gebruikt voor je onderneming.
Is een telefoon vaste activa?
Dat hangt af van de aanschafprijs. Een smartphone die je zakelijk gebruikt kan worden aangemerkt als een bedrijfsmiddel (vaste activa) wanneer deze bedoeld is om meerdere jaren binnen de onderneming te worden gebruikt.
Kan ik de btw op mijn telefoon terugvragen?
In veel gevallen wel. Wanneer je btw-plichtig bent en de telefoon zakelijk gebruikt, mag je de btw op de aanschaf en abonnementskosten meestal geheel of gedeeltelijk terugvragen.
Gebruik je de telefoon deels privé? Dan mag je doorgaans alleen het zakelijke deel van de btw terugvragen.
Voorbeeld:
Zakelijk gebruik: 80%
Privégebruik: 20%
Dan kun je meestal 80% van de btw als voorbelasting opvoeren.
Bewaar altijd de facturen zodat je kunt aantonen welke btw je hebt betaald.
Telefoonabonnement zakelijk aftrekken
Ook abonnementskosten zijn meestal aftrekbaar wanneer deze voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.
Hieronder vallen:
- Belbundels
- Databundels
- Onbeperkte abonnementen
- Internationale zakelijke bundels
Wanneer een abonnement zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, geldt opnieuw dat alleen het zakelijke deel aftrekbaar is.
Zakelijke apps en software
Veel ondernemers gebruiken hun telefoon voor zakelijke applicaties.
Voorbeelden:
- Boekhoudsoftware
- CRM-systemen
- Cloudopslag
- Projectmanagementsoftware
Videobelprogramma’s
De kosten van deze zakelijke apps zijn doorgaans aftrekbare bedrijfskosten wanneer ze nodig zijn voor je onderneming.
Wat als ik vanuit huis werk?
Ook wanneer je voornamelijk vanuit huis werkt, blijft een zakelijke telefoon vaak aftrekbaar. De Belastingdienst kijkt namelijk niet naar de locatie waar je werkt, maar naar het zakelijke gebruik van het toestel.
Een telefoon die nodig is voor klantcontact, planning of bedrijfsvoering kan daarom nog steeds als zakelijke kostenpost worden aangemerkt.
Veelgemaakte fouten bij zakelijke telefoon
Veel zzp’ers maken fouten bij het verwerken van telefoonkosten.
De meest voorkomende zijn:
- Privékosten volledig zakelijk opvoeren
- Geen facturen bewaren
- Geen onderscheid maken tussen privé en zakelijk gebruik
- Btw volledig terugvragen terwijl sprake is van privégebruik
- Geen administratie bijhouden van abonnementen en toestellen
- Door deze fouten te voorkomen houd je je administratie correct en overzichtelijk.
Tips voor zzp’ers
Om problemen te voorkomen kun je het beste:
- Een apart zakelijk telefoonnummer gebruiken
- Facturen digitaal bewaren
- Zakelijke en privé-uitgaven gescheiden houden
- Regelmatig je administratie bijwerken
- Bij gemengd gebruik een realistische verdeling vastleggen
Hierdoor kun je eenvoudiger aantonen welke kosten zakelijk zijn.
Conclusie
Ja, als zzp’er kun je je telefoon vaak zakelijk aftrekken. Zowel de aanschaf van het toestel als abonnementskosten, reparaties en zakelijke apps kunnen onder voorwaarden als bedrijfskosten worden verwerkt. Gebruik je de telefoon volledig zakelijk, dan zijn de fiscale voordelen meestal het grootst. Bij gecombineerd privé- en zakelijk gebruik mag je doorgaans alleen het zakelijke deel aftrekken.
Door je telefoonkosten correct te verwerken, de btw goed bij te houden en facturen te bewaren, profiteer je optimaal van de fiscale mogelijkheden die beschikbaar zijn voor ondernemers.
