Iedere zzp’er krijgt er vroeg of laat mee te maken: de vraag of werkschoenen en kleding zakelijk aftrekbaar zijn. Zeker in sectoren zoals bouw, techniek en installatie zorgt dit regelmatig voor discussie. Want wat de ene ondernemer probleemloos opvoert als kosten, wordt door de Belastingdienst lang niet altijd als zakelijk gezien. In deze blog leg ik uit hoe het echt zit, waar de grens ligt tussen zakelijk en privé, en welke fouten ik in de praktijk het vaakst voorbij zie komen.
Werkschoenen en kleding aftrekbaar als zzp’er?
Dit is zonder twijfel een van de meest voorkomende discussies die ik heb met ondernemers in de bouw, techniek en installatiebranche.
Vaak begint het gesprek ongeveer hetzelfde.
- “Mijn collega trekt zijn sportschoenen ook af.”
Soms krijg ik zelfs foto’s doorgestuurd van schoenen, jassen of broeken met de vraag of deze als zakelijke kosten kunnen worden geboekt. Het antwoord dat ik dan geef, valt niet altijd in goede aarde.
Want het feit dat een collega iets doet, betekent niet automatisch dat het ook volgens de fiscale regels mag.
Veel ondernemers denken dat kleding die tijdens het werk wordt gedragen automatisch zakelijke kleding is. Helaas werkt het niet zo eenvoudig.
Wanneer is kleding zakelijk volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst kijkt namelijk niet naar de vraag óf je iets tijdens het werk draagt.
De vraag is of de kleding specifiek bedoeld is voor het werk en niet of nauwelijks privé gedragen kan worden.
Daar zit een belangrijk verschil.
Veiligheidsschoenen versus sportschoenen
Neem bijvoorbeeld veiligheidsschoenen met een stalen neus.
Die worden gedragen vanwege veiligheidsvoorschriften op de bouwplaats. De meeste mensen lopen daar niet mee naar een verjaardag of een terras.
Daarom hebben dergelijke schoenen vaak een duidelijk zakelijk karakter.
Sportschoenen liggen anders.
Ook al draag je ze dagelijks tijdens het werk, dezelfde schoenen kun je meestal ook privé gebruiken. En juist daarom worden ze vaak als privé-uitgave gezien.
Veelvoorkomende kledingstukken zijn meestal privé
Hetzelfde geldt voor veel andere kledingstukken.
- Een spijkerbroek blijft meestal een spijkerbroek.
- zwarte trui blijft een zwarte trui.
- Een winterjas blijft een winterjas.
Dat je ze aantrekt tijdens je werkzaamheden maakt ze nog niet automatisch aftrekbaar.
“Maar iedereen doet dit…”
Toch hoor ik regelmatig: “Maar iedereen doet dit.”
Dat kan best zo zijn.
- Ik zie ook beginnende ondernemers die bonnetjes kwijt zijn.
- Ondernemers die geen kilometeradministratie bijhouden.
- Zzp’ers die hun vakantie proberen af te trekken.
Maar dat betekent niet dat het verstandig is.
Jouw administratie telt, niet wat anderen doen
Bij een belastingcontrole kijkt een inspecteur niet naar wat jouw collega doet.
- Hij kijkt naar jouw administratie.
- Jouw onderbouwing.
- de bewijsstukken.
- Jouw aangifte.
Dat is iets wat veel ondernemers vergeten.
De verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk altijd bij de ondernemer zelf.
De rol van de boekhouder
Een boekhouder kan adviseren.
Een boekhouder kan verwerken.
Maar als een uitgave niet voldoet aan de regels, verandert dat niet omdat iemand anders het ook doet.
Sterker nog, ik zie regelmatig dat ondernemers zich blindstaren op kleine aftrekposten terwijl ze de grotere financiële zaken uit het oog verliezen.
Dan ontstaat er een discussie over een paar honderd euro aan schoenen terwijl de ondernemer ondertussen duizenden euro’s winst maakt.
Focus op rust en duidelijkheid
Mijn advies is daarom altijd hetzelfde.
- Let niet op zoveel mogelijk kosten.
- Focus op een correcte administratie.
- Voer de kosten op waar je recht op hebt.
- Laat de kosten achterwege die niet goed onderbouwd kunnen worden.
Dat levert misschien iets minder belastingvoordeel op. Maar het levert vaak veel meer rust op.
Een goede administratie draait om duidelijkheid
Want ondernemen wordt een stuk prettiger wanneer je niet voortdurend hoeft na te denken of bepaalde kosten bij een controle problemen kunnen veroorzaken.
- Een goede administratie voor de zelfstandige draait niet om creativiteit.
- goede administratie draait om duidelijkheid.
En uiteindelijk is dat in het belang van iedere ondernemer.
