Waarom overstappen naar Exact Online? Veel zzp’ers en eenmanszaken beginnen hun administratie met een simpel boekhoudprogramma of zelfs Excel. Op een gegeven moment merk je dat je:
- te veel tijd kwijt bent aan handmatig werk
- geen overzicht hebt over winst, kosten en btw
- moeilijk kunt samenwerken met een accountant
Dan wordt het tijd om te kijken naar Exact Online. Het overstappen naar dit cloudplatform zorgt ervoor dat je administratie efficiënter, overzichtelijker en schaalbaarder wordt.
In deze gids ontdek je hoe je stap voor stap overstapt naar Exact Online, wat het kost, waar je op moet letten, en hoe je fouten voorkomt.
Wat is Exact Online?
Exact Online is een cloudgebaseerde boekhoud- en ERP-software die speciaal is ontwikkeld voor ondernemers, van zzp’ers tot mkb. Met Exact Online kun je:
- facturen maken en verzenden
- banktransacties koppelen
- btw-aangifte voorbereiden
- financiële rapportages en dashboards bekijken
- samenwerken met je boekhouder
Het is een systeem dat meegroeit met je bedrijf. Of je nu net start of wilt uitbreiden, je administratie blijft georganiseerd.
Voordelen van overstappen naar Exact Online
- Efficiëntie
- Door bankkoppelingen, automatische boekingen en digitale factuurverwerking bespaar je uren werk per maand.
- Realtime inzicht
- Altijd actuele cijfers, dashboards en rapportages beschikbaar.
Samenwerking met boekhouder
- Je boekhouder kan direct in Exact Online meekijken, controles uitvoeren en btw-aangiftes indienen.
- Schaalbaarheid
- Het systeem groeit mee, van eenmanszaak tot klein mkb.
- Minder kans op fouten
- Automatisering en ingebouwde controles voorkomen veelvoorkomende fouten.
Wanneer overstappen?
Het ideale moment om over te stappen naar Exact Online is wanneer je:
- meer dan 30–50 facturen per maand hebt
- je administratie niet meer overzichtelijk is
- wilt samenwerken met een boekhouder of accountant
- wilt groeien en je administratie toekomstbestendig wilt maken
Stappenplan: overstappen naar Exact Online
Stap 1: kies het juiste pakket
Exact Online heeft verschillende pakketten:
- Essentials (basis zzp)
- Plus (voor groeiende eenmanszaak)
- Professional (voor mkb met meerdere processen)
Stap 2: maak een back-up van je huidige administratie
Zorg dat je alle bestanden, facturen, bonnetjes en bankafschriften veilig opslaat.
Stap 3: importeer bestaande gegevens
- klanten, leveranciers en artikelen importeren
- openstaande facturen overnemen
- beginbalans instellen
Stap 4: koppel je bank
Automatische bankkoppeling versnelt het proces en voorkomt handmatig werk.
Stap 5: stel btw-instellingen en periodes in
Controleer dat de juiste btw-tarieven en aangifteperiodes zijn ingesteld.
Stap 6: werk samen met je boekhouder
Laat je boekhouder meekijken en waar nodig instellen zodat alles klopt.
Stap 7: start met nieuwe boekingen
Vanaf dit moment voer je alle nieuwe facturen, bonnetjes en betalingen in via Exact Online.
Veelgemaakte fouten bij overstappen Exact Online
- Te vroeg overstappen
- Zorg dat je administratie compleet is voordat je migreert.
- Data niet controleren
- Controleer importbestanden op fouten voordat je live gaat.
- Geen back-up maken
- Bewaar altijd een kopie van je oude administratie.
- Bankkoppeling te laat instellen
- Zonder bankkoppeling blijft veel werk handmatig.
- Geen afspraken met boekhouder
- Betrek je accountant vroeg om vertragingen en fouten te voorkomen.
Kosten van overstappen naar Exact Online
De kosten hangen af van je pakket en eventuele extra modules:
Software: €49 – €159 per maand
Extra modules: projectbeheer, voorraad, salarissen (optioneel)
Boekhouder: €75 – €150 per maand
Veel zzp’ers kiezen voor een basispakket (€49–€75) in combinatie met hun boekhouder.
Praktisch voorbeeld
Sanne, freelance marketeer, wil overstappen van Excel naar Exact Online:
Ze kiest het Essentials pakket
exporteert haar klantenlijst, openstaande facturen en beginbalans
Ze koppelt de bank en activeert automatische boekingen
Haar boekhouder controleert instellingen en voert een proef-btw-aangifte in
Resultaat: binnen 1 week draait haar administratie volledig in Exact Online, met realtime inzicht en minder handmatig werk.
FAQ: overstappen naar Exact Online
- Kan ik zelf overstappen of heb ik een boekhouder nodig?
Je kunt zelf overstappen, maar een boekhouder maakt het proces sneller en veiliger.
- Zijn er migratiekosten?
Software zelf rekent geen extra migratiekosten; soms vraagt een boekhouder eenmalig voor begeleiding.
- Hoe lang duurt het overstappen?
Gemiddeld 1–2 weken voor een zzp’er.
- Kan ik data uit andere boekhoudsoftware importeren?
Ja, Exact Online ondersteunt import van CSV, Excel en vaak ook andere boekhoudpakketten.
- Is het moeilijk om te leren?
Het is gebruiksvriendelijk, maar heeft een leercurve; trainingen of boekhouder helpen.
Conclusie
Overstappen naar Exact Online is een slimme stap voor zzp’ers en eenmanszaken die:
- hun administratie efficiënter willen beheren
- realtime inzicht willen in hun cijfers
- willen samenwerken met een boekhouder
- klaar zijn voor groei
Met een goed plan, back-up van je oude administratie en de juiste begeleiding van een boekhouder, is de overstap soepel en voorkomt het fouten.
