Ik werk al meer dan twintig jaar als boekhouder. In die tijd heb ik veel ZZP’ers en kleine ondernemers geholpen met hun administratie. Eén ding zie ik steeds terug: ondernemers kijken vaak wel naar hun cijfers, maar gebruiken ze nog te weinig om echt op te sturen.
Ze weten ongeveer wat er binnenkomt. Ze weten ongeveer wat eruit gaat. En ze voelen vaak ook wel aan dat er ergens meer winst te halen is.
Maar waar precies?
Daar zit meestal het probleem. Winst verdwijnt zelden door één grote fout. Vaker gaat het om kleine verschillen die maand na maand blijven doorlopen: een marge die niet klopt, kosten die in de verkeerde periode staan, producten of diensten die minder opleveren dan gedacht, of een administratie die te veel in het hoofd van de ondernemer zit.
Veel zzp’ers en ondernemers kijken naar hun omzet, maar hebben minder zicht op hun werkelijke winst. Toch zit juist daar vaak de grootste kans om financieel sterker te ondernemen. In dit artikel deel ik vier lessen over winst, marge, administratie en kostenbeheersing die ik ruim twintig jaar geleden al tegenkwam in de praktijk. Opvallend genoeg zijn deze lessen vandaag nog steeds relevant voor zzp’ers en kleine ondernemers.
Een oud artikel, een actuele les
Begin jaren 2000 schreef ik voor het ondernemersmagazine De Zaak een artikel over een winstproject van bedrijfseconoom Rob Steenhoff. Hij keek mee bij twee ondernemers die hun winststructuur beter wilden begrijpen.
Dat artikel is inmiddels duidelijk gedateerd. De bedragen stonden nog in guldens. Cd-roms waren een normaal product. En automatiseren betekende toen iets heel anders dan nu.
Maar de lessen uit die gesprekken zijn nog verrassend actueel. Ik zie dezelfde patronen vandaag nog steeds bij ZZP’ers, freelancers en kleine bedrijven.
Les 1: Waarom een brutowinstmarge niet genoeg zegt
George Lodewijks runde een visrestaurant in Amsterdam. Samen met zijn accountant berekende hij elke maand zijn brutowinstmarge. Die stond al jaren rond de 68%. Dat leek keurig: stabiel, bekend en op het eerste gezicht geen reden tot zorg.
Totdat Steenhoff de cijfers verder uitsplitste.
Hij keek niet alleen naar de totale inkoop tegenover de totale omzet, maar naar de marge per gerecht. Wat kost een gerecht precies? Wat levert het op? Welke producten worden veel verkocht? En welke juist minder?
Toen werd zichtbaar dat er verschillen zaten die in het totaalpercentage verborgen bleven. Geen fraude. Geen ramp. Geen grote fout. Maar wel kleine afwijkingen die samen flink konden oplopen.
De belangrijkste les: een totaalpercentage is nuttig, maar het is geen stuurinformatie. Het vertelt dát er iets aan de hand kan zijn, maar niet waar je moet bijsturen.
Dat geldt niet alleen voor een restaurant. Het geldt net zo goed voor een ZZP’er met een verschillend aanbod, een webshop met meerdere productgroepen of een klein bedrijf met uiteenlopende opdrachten.
Je totale omzet kan prima lijken, terwijl een deel van je werk nauwelijks winst oplevert.
Les 2: Meer winst maken door inzicht in je productmix
Een tweede punt uit het voorbeeld van het restaurant was de productmix. Sommige gerechten leverden meer op dan andere. Als juist die winstgevende gerechten minder werden verkocht, had dat direct effect op het resultaat.
Dat is een belangrijke les voor elke ondernemer.
Je hoeft klanten nergens toe te dwingen. Maar je mag wel weten welke producten of diensten het meest bijdragen aan je winst. En je mag daar vervolgens bewust op sturen.
Bij een ZZP’er kan dat bijvoorbeeld betekenen dat bepaalde werkzaamheden veel tijd kosten, maar weinig marge opleveren. Of dat een dienst die inhoudelijk aantrekkelijk lijkt, financieel minder sterk is dan gedacht.
Wie dat niet meet, blijft sturen op gevoel. En gevoel is waardevol, maar niet genoeg.
Les 3: Waarom een goede administratie essentieel is voor winst
De tweede ondernemer uit het artikel was Bert Lutje van DiscPrint in Almere. Hij kende zijn prijzen, voorraden en marges grotendeels uit zijn hoofd. Voor een kleine onderneming werkte dat lange tijd prima.
Maar zijn bedrijf groeide. Er kwamen medewerkers bij. Er kwamen meer producten, meer bestellingen en meer prijsafspraken.
Op dat moment wordt werken vanuit je hoofd een risico. Niet omdat de ondernemer het verkeerd doet, maar omdat het systeem niet meer meegroeit met het bedrijf.
Wat alleen in je hoofd zit, kun je moeilijk controleren. Je kunt het niet makkelijk overdragen. En je ziet fouten vaak pas laat.
Een goede administratie is daarom geen bureaucratie. Het is een manier om rust, overzicht en controle te houden.
Les 4: Kosten en omzet in de juiste periode boeken
Een ander punt uit het oude artikel is nog steeds heel herkenbaar: kosten en opbrengsten moeten in dezelfde periode worden bekeken.
Als een inkoopfactuur in februari staat, maar de bijbehorende omzet pas in april wordt geboekt, krijg je een scheef beeld. Misschien lijkt februari slechter dan hij is. Misschien lijkt april juist beter. Maar in beide gevallen stuur je op cijfers die niet goed bij elkaar passen.
Voor kleine ondernemers lijkt dat soms een detail. Toch kan het veel uitmaken, zeker als je maand voor maand wilt weten hoe je bedrijf ervoor staat.
Goede cijfers gaan dus niet alleen over volledigheid. Ze gaan ook over timing.
Wat ik vandaag aan ondernemers adviseer
De middelen zijn sinds 2000 enorm veranderd. Boekhoudsoftware is sneller, slimmer en vaak gekoppeld aan bank, facturatie en btw-aangifte. Maar software lost niet alles vanzelf op.
De belangrijkste vraag blijft: gebruik je je administratie alleen om achteraf te voldoen aan verplichtingen, of ook om vooruit te kijken?
Dit zijn vier dingen waar ik ondernemers vandaag nog steeds op wijs:
- Kijk niet alleen naar omzet, maar naar winst. Veel omzet is mooi, maar uiteindelijk gaat het om wat er overblijft. Niet elke klant, opdracht, dienst of productgroep draagt evenveel bij.
- Maak zichtbaar waar je geld verdient. Weet welke werkzaamheden of producten het meest winstgevend zijn. Daar kun je je aanbod, planning en communicatie op aanpassen.
- Zorg dat kosten en opbrengsten goed bij elkaar horen. Boekingen in de verkeerde periode geven een vertekend beeld. Dat maakt het moeilijker om op tijd bij te sturen.
- Leg je administratie niet alleen in je hoofd vast. Wat je vastlegt, kun je controleren, overdragen en verbeteren. Dat geeft rust en voorkomt fouten.
Winst begint bij inzicht
De kern is simpel: cijfers zijn pas waardevol als je er iets mee doet.
Veel ondernemers hebben wel een administratie, maar gebruiken die vooral omdat het moet. Voor de btw, inkomstenbelasting, en de jaarrekening of balans. Dat is logisch, maar het is zonde als het daarbij blijft.
Want een goede administratie laat je niet alleen zien wat er is gebeurd, maar helpt je ook begrijpen waar je winst precies vandaan komt, waar geld weglekt en welke keuzes je bedrijf sterker maken.
Dat is precies waar ik mijn klanten bij help. Niet met uitgebreide rapporten om het ingewikkeld te maken, maar met heldere cijfers waar je als ondernemer echt iets aan hebt.
Deze blog is gebaseerd op een artikel dat Peter Brink in 2000 schreef voor ondernemersmagazine De Zaak. Je kunt ook het originele artikel als PDF bekijken.
Veelgestelde vragen over meer winst als ZZP’er
Hoe kan ik als ZZP’er meer winst maken?
Meer winst begint met inzicht. Kijk niet alleen naar je omzet, maar vooral naar wat er overblijft na kosten. Onderzoek welke diensten, klanten of opdrachten het meest opleveren en welke juist veel tijd kosten maar weinig winst geven. Door bewuster te sturen op je marges, prijzen en kosten kun je vaak meer winst maken zonder harder te werken.
Wat is het verschil tussen omzet en winst?
Omzet is het totaalbedrag dat je factureert aan je klanten. Winst is wat daarvan overblijft nadat je kosten zijn betaald. Een hoge omzet betekent dus niet automatisch dat je bedrijf gezond is. Het gaat uiteindelijk om de winst die je overhoudt.
Waarom is brutowinst belangrijk?
Brutowinst laat zien wat je verdient na aftrek van directe kosten. Denk bijvoorbeeld aan inkoop, materialen of kosten die direct bij een opdracht horen. Door je brutowinst te volgen, zie je sneller of je prijzen, marges of kosten nog kloppen.
Hoe krijg ik meer inzicht in mijn administratie?
Je krijgt meer inzicht door je administratie regelmatig bij te houden en niet alleen achteraf naar je cijfers te kijken. Zorg dat inkomsten en kosten goed worden geboekt, vergelijk periodes met elkaar en bespreek opvallende verschillen met je boekhouder. Zo wordt je administratie niet alleen een verplichting, maar een hulpmiddel om betere keuzes te maken.
